SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
TELEPRESENCE
Oleh :
ALDIANSAH AKBAR
P056100433.36e
Dosen :
Arif Imam Suroso, Dr. Ir. MSc (CS)
EKSEKUTIF 39
MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
TELEPRESENCE PADA AKHIRNYA MUNCUL SAAT INI
luas firma hukum internasional DLA Piper telah ditingkatkan dari videoconference menjadi TelePresence, yang akan menghemat perusahaan hampir $ 1 juta per tahun dalam berkurangnya biaya perjalanan dan kehilangan produktivitas. Peralatan konferensi yang mensimulasikan dimeja pertemuan telah "kembali dapat dibuktikan dan dapat dicapai atas investasi selama lima tahun, dan benar-benar dapat membayar untuk dirinya sendiri sebelum itu," kata Don Jaycox, CIO DLA Piper AS.
Ini melibatkan " pengalaman video yang mendalam," atau teknologi yang menyediakan high-end, high-definition komunikasi visual dan audio dalam lingkungan benar-benar terintegrasi. Tujuannya adalah untuk membuat siapa pun yang terlibat dalam pertemuan ini merasa seolah-olah mereka benar-benar di ruangan dengan peserta pertemuan lainnya, terlepas dari di mana setiap orang secara fisik berbasis.
"Penjadwalan dari beberapa orang dalam rapat dewan perusahaan sebagai konferensi telepresence dan mengandalkan setidaknya dua konsultan per minggu untuk menggunakan TelePresence daripada rekening wisata untuk penghematan yang signifikan ketika produktivitas yang hilang waktu perjalanan merupakan faktor dalam," kata Jaycox.
"Jika saya melihat biaya total proyek Telepresence saya, yang mencakup peralatan, konstruksi ruang, jasa implementasi, kontrak pemeliharaan, biaya pendanaan, dll, maka amortisasi bahwa selama lima tahun hidup yang diharapkan dari sistem, bekerja hanya untuk memangkas dibawah $ 500.000 per tahun untuk enam situs kami di AS, "katanya. "Pengalaman awal kami menunjukkan bahwa jumlah lebih akurat dari perjalanan dihindari yaitu lebih dekat untuk empat atau lima per minggu, sehingga proyeksi $ 970.000 hampir pasti meremehkan tabungan aktual kita," catatan dia.
Situs dipilih sehingga mereka menempatkan 80 persen dari konsultan ke dalam anone-hour drive dari ruang telepresence.
Jaycox mengatakan ia telah mengamati para konsultan bekerja bersama melalui konferensi telepresence, dan ia terpukul melihat dua kelompok kerja yang dibentuk di kedua ujung meja TelePresence, sama seperti mereka yang mungkin jika mereka semua bekerja bersama di meja betulan yang sama. "Anda memiliki rasa semua orang di ruang strategi yang sama," katanya.
Dengan ekonomi yang mengalami penurunan, itu tidak mengherankan bahwa perusahaan telah memotong anggaran perjalanan. Tetapi pada MetLife, para pejabat mengatakan fokusnya adalah juga pada kualitas hidup karyawan, menjaga mereka di rumah sebanyak mungkin. Akibatnya, perusahaan asuransi baru-baru ini membuat dorongan besar ke dalam teknologi TelePresence.
Telepresence MetLife menggunakan Cisco dalam tiga ruang konferensi berdedikasi dalam kualitas hidup, menjaga mereka di rumah sebanyak mungkin. Sebagai hasil, raksasa asuransi baru-baru ini membuat dorongan besar ke dalam teknologi TelePresence.
MetLife menggunakan Cisco Telepresence di tiga ruang konferensi khusus di Chicago, New York, dan New Jersey, dan segera berencana untuk memperluas ke kantor lain nasional dan internasional.
"Daripada harus mengambil orang jauh dari keluarga mereka, Anda berjalan ke ruangan dan menyalakan lampu dan memiliki tiga jam pertemuan Anda dan itu sangat efektif," kata Anthony Nugent, wakil presiden eksekutif penjualan imbalan kerja. Dia secara teratur menggunakan TelePresence untuk berkomunikasi dengan laporan langsungnya di Chicago dan Somerset, New Jersey, dan kejelasannya sangat baik bahwa ia berkata dengan tertawa, "lelucon Semua orang di sekitar bahwa mereka dapat mencapai Coke seberang meja" dari satu lokasi ke lokasi lain.
MetLife telah melihat penghematan biaya langsung serta efisiensi karyawan yang lebih baik secara waktu dan cara untuk membantu perusahaan Weet itu "sehat" tujuan mengurangi emisi karbon sebesar 20 persen tahun ini, kata Nugent. Perusahaan selesai peluncuran TelePresence awal tahun lalu dan belum menentukan penghematan yang tepat, tapi Nugent memperkirakan penggunaan sistem akan memberikan dua digit ROI dalam penghematan biaya perjalanan.
Pada MetLife, Cisco TelePresence pada tiga sistem biaya hanya di bawah $ 1 juta untuk menginstal, menurut Paul Galvin, wakil presiden perusahaan jasa dalam kelompok teknologi informasi. Nugent mengatakan ia menggunakan videoconference keduanya adalah pilihan yang lebih baik untuk satu-satu situasi, seperti "jika seseorang akan melakukan presentasi cepat untuk saya," katanya, tapi TelePresence sangat ideal untuk pertemuan dimana para peserta berada di beberapa kantor .
Telepresence memberinya tatap muka kontak dengan kelompok yang lebih luas, "Jadi memungkinkan saya untuk mengenal orang lebih baik," kata Nugent. Dia menjalankan sebuah organisasi dengan orang-orang yang berbasis di seluruh negara dan digunakan untuk mensyaratkan bahwa laporan langsungnya datang ke New York untuk tinjauan kuartalan. Sekarang mereka dapat tinggal di kantor mereka dan dia bisa membicarakan bisnis dengan jangkauan yang lebih luas dari karyawan.
"Menggunakan TelePresence memungkinkan saya untuk melihat dan berinteraksi dengan hampir lebih banyak orang di tim saya, bukan hanya laporan langsung saya," kata Nugent. "Ketika kita menggunakan TelePresence untuk pertemuan, orang-orang yang biasanya tidak diminta untuk melakukan perjalanan ke New York memiliki kesempatan untuk membuat presentasi dan mendapatkan eksposur yang berharga untuk manajemen eksekutif. Itu benar-benar memfasilitasi tatap muka interaksi dengan lebih luas sepanjang karyawan secara ekonomis efisien. "
MetLife sedang mempertimbangkan menempatkan sistem telepresence di sebuah pabrik pengolahan bisnis di India untuk menghindari karyawan terbang ke melihatnya. Perusahaan ini juga mencari cara untuk memanfaatkan telepresence dengan penjual di seluruh negeri. Idenya adalah untuk memiliki banyak orang menggunakan sistem yang memungkinkan, Nugent mengatakan.
"Terbang keluar dari Boston untuk pertemuan ketika saya berumur 20 terdengar hebat, tapi penjualan pitch yang saya selalu berikan adalah kita menghormati waktu karyawan," katanya. "Jadi jika kita dapat memberikan seseorang efektivitas berada di sana dan kemudian berada di rumah bersama keluarganya, itu dua kali menang."
PepsiCo menyebarkan sistem Cisco Telepresence di kantor utama di seluruh dunia. PepsiCo CIO Robert Dixon mengatakan bahwa menggunakan TelePresence "akan menemukan kembali cara kita bekerja" sementara memangkas biaya perjalanan yang pada gilirannya meningkatkan produktivitas dan mengurangi dampak lingkungan. "Di hari ini dan usia, itu hanya cara cerdas untuk pergi tentang bisnis kami," tambahnya. PepsCo menjual produk dari 18 lini produk yang berbeda di 200 negara dan mempekerjakan hampir 200.000 pekerja.
Biro hukum Lathrop & Gage, LLP, menggunakan kedua videoconference high-definition dan telepresence. Karyawan melakukan lebih dari 300 pertemuan setiap bulan di perusahaan Kansas City, Missouri, markasnya. "Ini cara yang lebih bermakna untuk melakukan pertemuan, lebih dari telepon," kata CEO Joel Voran, yang menggunakan sistem tiga kali seminggu. Meskipun ia masih mencoba untuk membuat ke semua kantor perusahaan dua kali setahun, Voran mengatakan penggunaan sistem Polycom telah secara signifikan mengurangi kebutuhan pengacara untuk terbang ke Kansas City.
"Kejelasan ini telah mengesankan," kata Voran. "Pada salah satu pertemuan kami yang pertama di salah satu kantor pada jam kerja, saya bisa melihat merek minuman seseorang sedang minum dan yang membuat pasangan duduk dan memperhatikan."
"Ini adalah profesi yang dapat ditagih-jam," catatan Ben Weinberger, CIO di Lathrop & Gage, yang menambahkan bahwa satu konsultan sendiri dapat menghemat lebih dari $ 1.500 dalam biaya perjalanan dan kehilangan produktivitas dengan tidak harus terbang ke suatu tempat untuk menghadiri pertemuan. Karena banyak pengacara melakukan perjalanan bulanan, sistem Polycom dapat merupakan penghematan lebih dari $ 30.000 dalam biaya perjalanan tahunan dan kehilangan produktivitas untuk seorang konsultan tunggal, ia memperkirakan.
Weinberger membedakan antara high-end konferensi video dan telepresence dengan ukuran layar. Kamar-kamar yang memiliki 50-inch layar dan menjalankan berkualitas tinggi, kamera definisi tinggi yang memanfaatkan telepresence, katanya.
Sehingga memungkinkan untuk jauh-"melemparkan" konsultan untuk bekerja erat bersama melalui TelePresence membantu menekankan bahwa perusahaan memiliki fokus-manfaat dari sistem yang tidak dapat diukur dalam dolar dan sen. "Bila Anda bekerja di satu lokasi, Anda cenderung menarik ke dalam. Kita ingin orang berpikir secara global, "kata Jaycox.
Pertanyaan studi kasus
1. Menerapkan TelePresence tampaknya telah lain, kurang nyata, keuntungan melampaui penghematan biaya perjalanan. Apa sajakah itu? Bagaimana Anda mengukur mereka untuk membuat kasus untuk investasi di bidang teknologi? Menyediakan setidaknya dua contoh sepenuhnya dikembangkan.
Jawab
- Memangkas biaya $500.000 per tahun
- Kualitas hidup karyawan menjadi lebih baik, karena mempunyai waktu lebih untuk keluarga karena memangkas biaya perjalanan.
- Aplikatif dan dijadikan acuan pada perusahaan asuransi.
Dalam kasus Cisco, mereka meluncurkan rangkaian produk dan inovasi yang dirancang untuk membuat Cisco TelePresence dan kolaborasi video menjadi lebih terjangkau dan mudah untuk digunakan serta dikelola.
Dengan rangkaian produk baru ini, para pengguna mendapatkan pengalaman pertemuan lewat video yang mengesankan, sekaligus mempercepat transisi perusahaan untuk memafaatkan potensi video sepenuhnya secara lebih hemat biaya.
Cisco Visual Networking Index – Forecast, 2008 – 2013, memperkirakan bahwa lalu-lintas komunikasi video akan meningkat 10 kali lipat dari tahun 2008 ke tahun 2013. Seiring dengan semakin banyaknya perusahaan yang menggunakan video, segenap endpoint produk kolaborasi kelas enterprise dari Cisco akan memungkinkan untuk menjalankan video.
2. DLA Piper, MetLife, dan perusahaan lainnya yang ditampilkan dalam kasus sangat optimis tentang teknologi. Namun, selain biaya, apa yang beberapa kelemahan potensial menerapkan TelePresence dalam organisasi?
Jawab
- Sistem konferensi videoconference tradisional tidak memiliki konsep visualisasi seperti spatial atau tiga dimensi.
- Videoconference tidak mengalami perubahan struktur, tetap terdiri dari codec, display, microphone, speaker, dan remote control, tanpa adanya komponen tambahan untuk mengembangkan konsep teknologi yang baru.
3. Apakah Anda berpikir pertemuan yang dilakukan melalui teknologi TelePresence akan mirip dengan tatap muka yang sebagai teknologi menjadi lebih luas? Bagaimana aturan perubahan etiket untuk pertemuan TelePresence? Jenis rapat yang akan Anda sukai?
Jawab
Saya mungkin, menurut saya. Karena kehadiran TelePresence terbukti meniadakan waktu, tempat, dan memangkas biaya perjalanan. Dan teknologi tersebut sangat mirip dengan tatap muka langsung walaupun kelemahan-kelemahannya sudah dijabarkan diatas, tapi tetap saja TelePresence di kemudian hari akan berkembang dengan cepat.
Dalam budaya timur, etika lebih terlihat dalam hubungan komunikasi perorangan atau lebih, namun jaman telah berganti dan manusia menyikapi teknologi dapat dengan berbagai cara. Apabila teknologi tersebut tidak terlalu berkenaan dengan kaidah kemanusiaan dan etika, maka teknologi tersebut dapat dengan mudah mendapat hati di para penggunanya. Rapat yang saya sukai, rapat dengan tatap muka langsung.
